Problemet: Tidskrävande bokföring
De Bergenske är ett anrikt familjeföretag som idag driver fem hotell, tio restauranger och fem andra lokaler i centrala Bergen. I över 100 år har de levererat förstklassigt boende och matupplevelser för lokalbefolkning och turister på sina unika och ståtliga platser i den norska västkustens huvudstad. Familjeföretaget grundades redan 1919 och upplever idag stark tillväxt. Under 2023 kommer Eden Hotel som ett nytt grönt lyxalternativ för stadens turism.
Att hantera bokföringen för de många hotellen och försäljningsställena hos De Bergenske är naturligtvis en resurskrävande uppgift. Den populära hotell- och restaurangkedjan har tidigare haft stora svårigheter med att manuellt hämta rapporter från försäljningsställena, ladda ned och ladda upp data, sortera avgifter med mera.
– För oss är det viktigt att bokföringsarbetet är så automatiserat som möjligt. Det låter oss arbeta mer analytiskt istället för att behöva leta fram olika rapporter och hantera avgifter. Det är knappast något någon tycker är särskilt roligt, säger Thomas Grønsberg, ekonomichef på De Bergenske.
Lösningen: Hjälp med att utveckla en smart integration
Thomas undersökte möjligheten att utveckla en integration mellan sin betalningslösning Nets Easy och bokföringsprogrammet 24SevenOffice. Han kontaktade det Sandnes-baserade företaget iizy, som har lång erfarenhet av att utveckla specialintegrationer mellan system som vanligtvis inte «pratar» med varandra.
– Vårt mål är att förenkla våra kunders arbetsvardag, så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet istället för att lägga tid på manuella överföringar mellan system, säger Øyvind Bratlie, försäljnings- och marknadsansvarig på iizy.
iizy, som är en stolt gasellföretag för fjärde året i rad, erbjuder en molnbaserad mjukvara som effektivt och sömlöst överför information mellan olika system. Företaget har idag integrationer med över 200 olika system för fakturering och bokföring.
– För De Bergenske har vi utvecklat en integration mellan Nets Easy och 24SevenOffice som automatiserar inläsningen av rapporterna från Nets Easy, vilket uppdaterar deras bokföring dagligen. De belopp som bokförs är kundbetalningar, kostnadsföring av Nets Easys avgifter samt det belopp som Nets Easy betalar ut till företagets bankkonto, säger Øyvind.
De skickliga teknikerna på iizy behöver bara ett par arbetsdagar för att sätta upp en fullt fungerande lösning för andra företag som vill ha en integration mellan Nets Easy och deras bokföringssystem. Nets Easy har ett öppet API som är tillgängligt på deras hemsida, och iizy är landets ledande specialister på att extrahera data från Nets Easy och omvandla det till korrekta bokföringsunderlag.
– Det vi har gjort är att ansluta till Nets Easy via deras API och skapat en «bro» till 24SevenOffice, som är De Bergenskes bokföringsprogram. Denna bro, eller integration, kan vi nu sätta upp för alla som använder Nets Easy,säger Øyvind.
Resultatet: Sparar tid och energi – cirka 40–50 timmar per månad!
Med tunga och tidskrävande manuella processer borta, tack vare den nya integrationen, uppskattar Thomas på De Bergenske att de sparar cirka 40–50 timmar per månad på bokföringen.
– Fullständiga integrationer kopplade till vårt ekonomisystem gör att vi sparar enormt mycket tid och förenklar arbetsvardagen för våra anställda drastiskt. De skickliga människorna på iizy har verkligen skapat en bra lösning för oss.
Øyvind på iizy är inte heller tveksam till att många företag skulle tjäna på att automatisera sina bokföringsprocesser.
– De Bergenske behöver inte längre lägga många timmar på bokföring varje månad. Istället kan de bara kontrollera att allt stämmer och klicka på «ok» och «bokför». Om ditt företag spenderar mer än en halvtimme i månaden på att manuellt mata in siffror i samband med bokföringen, kommer det att löna sig att beställa en integration från oss.
Både Thomas och Øyvind är avslutningsvis mycket positiva till Nets Easy som betalningslösning.
– För oss är det väldigt viktigt att det är enkelt för våra kunder att betala för sitt hotellboende online. Här är Nets Easys enkla upplägg och design genialt. Våra kunder känner sig trygga med betalningslösningen, och det är viktigt för oss, avslutar Thomas.
